L’OPAC 38 optimise sa communication interne et la gestion de ses documents en développant un nouvel intranet

24/04/2012. Dans le cadre de son agenda 21 et d’une démarche collaborative optimale, l’OPAC 38 a souhaité mettre en place une solution permettant de regrouper et de mieux partager l’information. Cette solution devait répondre aux besoins d’interactivité et d’échange et également s’intégrer aux outils existants (IBM – Lotus)…

Une procédure et des critères bien définis

C’est dans le cadre d’une procédure de dialogue compétitif que l’OPAC38 a lancé son appel d’offre. Cette procédure autorise les prestataires retenus à présenter et soutenir leur projet devant le client avant la décision finale. Une approche qui a permis à l’OPAC38 de bien appréhender les différents aspects du projet et d’obtenir des réponses plus concrètes sur ses critères de choix.

Outre les besoins de partage d’information entre collaborateurs et services, et d’amélioration des processus de publication et de diffusion, la solution devait également s’intégrer aux technologies déjà en place. Des exigences bien comprises par Aldheris qui a proposé une solution par module, déclinable selon les thématiques.

Un projet modulable et adapté aux thématiques

Le projet a été développé sous forme de modules, dont les composants sont indépendants et adaptables en fonction des thématiques/services. Les composants sont utilisables et paramétrables selon les besoins de publication et de partage. En effet, ce portail est « divisé » selon différentes thématiques (communication, représentation du personnel/CE, ressources humaines, développement durable, système d’information et juridique). Ainsi, le responsable de chaque espace peut déclencher des options de forum, de sondage, de validation ou toute autre fonctionnalité nécessaire à une collaboration fructueuse et motivante.

Une approche rationnelle et optimale qui a permis de répondre aux besoins des administrateurs et des utilisateurs tout en respectant les contraintes financières et technologiques de l’OPAC.

Des technologies fiables et pérennes

Un des critères déterminant dans le choix de cette proposition a également été la capacité d’Aldheris de proposer une solution s’appuyant sur les technologies existantes afin de capitaliser sur les licences et le matériel, et minimiser les coûts. Le portail a ainsi été développé sur la technologie xPages d’IBM et l’outil de gestion de documents Lotus Quickr. Ce dernier est totalement intégré dans le portail mis en place et devient, dans le cadre du projet, l’outil de stockage de l’ensemble des documents de l’OPAC 38. Il doit remplacer, à terme, les répertoires Windows.

Un portail opérationnel qui modifie les comportements

Grâce à un planning ambitieux, le portail est opérationnel depuis octobre 2011, soit 6 mois après le démarrage du projet.

Au-delà du développement technique, l’adhésion des collaborateurs au projet et la phase d’adaptation des comportements et des habitudes de travail  ne doivent pas être négligées. Une étape bien comprise par la direction qui a impliqué les collaborateurs dans la recherche du nom de leur portail et qui a organisé une « journée portes ouvertes », lors du lancement, pour présenter et expliquer le site.

Opérationnel depuis 6 mois, le site répond aux objectifs de collaboration, avec une fréquentation en hausse et des collaborateurs qui deviennent acteurs de leurs informations. L’utilisation du site est également optimisée par la mise en place d’une solution de gestion de contenu qui permet d’organiser et de normaliser les documents et informations.

Avec ce projet en adéquation avec les attentes des utilisateurs, l’OPAC38 peut désormais prévoir les évolutions à venir, telles que par exemple l’accessibilité au portail depuis l’extérieur pour les collaborateurs nomades ou des partenaires.

Publié le 24 avril 2012, dans Habitat, et tagué , , , , . Bookmarquez ce permalien. Poster un commentaire.

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